Verifactu paso a paso: cómo adaptar la facturación de tu negocio

Verifactu cambia la forma en que funcionan los programas de facturación. Para un bar, una tienda o un despacho, la parte técnica se resume en dos cosas: el programa tiene que guardar un registro encadenado de cada factura, que no se pueda alterar después, y cada factura o ticket tiene que llevar un código QR.

Este artículo no es asesoría fiscal. Es la parte técnica: lo que tienes que revisar en tus equipos y en tu programa, en el orden en que lo hacemos nosotros. Las dudas sobre impuestos, mejor con tu gestoría.

Paso 1. Apunta cómo facturas hoy

Antes de comprar nada, mira qué usas ahora. Lo habitual es uno de estos cuatro casos:

• Excel o Word. Haces la factura en una plantilla y la imprimes o la mandas en PDF. Lo normal es pasar a un programa de facturación adaptado a Verifactu. Confírmalo con tu gestoría.
• Un programa instalado en el ordenador. Hay que saber si el fabricante tiene una versión adaptada y qué cuesta actualizar.
• Un programa en la nube. Puede que el proveedor ya lo haya actualizado. Comprueba que la versión que tienes contratada incluye Verifactu.
• Un TPV con impresora de tickets. Además del programa, hay que revisar que la impresora saque el código QR legible.

Apunta también cuántos ordenadores facturan, qué impresoras usas y quién emite las facturas. Con esa lista ya sabes el tamaño del trabajo.

Paso 2. Mira qué fecha te corresponde

Estas son las fechas que publicamos en nuestra página de Verifactu:

• 1 de enero de 2027: Obligatorio para todas las empresas (Impuesto sobre Sociedades).
• 1 de julio de 2027: Obligatorio para autónomos y profesionales en régimen de IRPF.

Si tu gestoría te indica otra fecha para tu caso, manda lo que diga ella. Lo que no conviene es esperar al último mes: te quedará poco margen para probar y corregir.

Paso 3. Pregunta a tu proveedor de software

Si ya tienes un programa, escribe al fabricante o al distribuidor que te lo vendió. Estas preguntas te ahorran sorpresas:

1. ¿Mi versión es compatible con Verifactu o tengo que actualizar?
2. Si hay que actualizar, ¿cuánto cuesta y cambia la cuota?
3. ¿La versión nueva funciona con mi impresora de tickets y mi TPV?
4. ¿Puedo exportar mis clientes, productos y facturas si decido cambiar de programa?
5. ¿Quién me ayuda si algo falla el primer día?

Si el programa no tiene versión adaptada, toca elegir otro. Te ayudamos a compararlos según tu actividad: no necesita lo mismo una peluquería que una empresa que factura a otras empresas.

Paso 4. Haz copia de seguridad antes de tocar nada

Antes de actualizar o cambiar de programa, guarda una copia de todo lo que tienes:

• La ficha de clientes y de productos o servicios.
• Las facturas de años anteriores.
• La configuración de series de facturación y datos fiscales.

Esa copia sirve para dos cosas. Si la actualización falla, vuelves atrás. Y si cambias de programa, es la base para pasar los datos al nuevo sin volver a escribirlos a mano. Si en tu negocio no hay ninguna copia automática, es buen momento para montarla: lo explicamos en copias de seguridad.

Paso 5. Instala y configura

Con el programa elegido y los datos a salvo, llega la instalación. Lo que revisamos en cada puesto:

• Datos fiscales del negocio y series de facturación.
• Que el código QR aparezca en facturas y tickets.
• Impresoras de tickets y de folios, cajón portamonedas y TPV.
• Que todos los ordenadores que facturan usen la misma versión.

Si tienes dos o más puestos, conviene dejar uno funcionando del todo antes de pasar al siguiente. Así, si algo falla, el negocio sigue facturando desde el otro.

Paso 6. Prueba con una factura real y aprende a corregir

Antes de dar el trabajo por terminado, emite una factura y un ticket de prueba. Comprueba tres cosas:

• Que el código QR se imprime nítido y no sale cortado en el ticket.
• Que puedes leerlo con la cámara del móvil.
• Que quien factura en el negocio sabe emitir una factura y corregir un error desde el programa.

El último punto es el que más se olvida. Si una persona sabe usarlo y las demás no, el problema aparece el día que esa persona no está.

Si tu negocio no está en la Sierra Norte

Nuestra cobertura es esta: Sierra Norte de Madrid y toda España en remoto vía AnyDesk. Si tu negocio está en Guadalajara, en Sevilla o en otra provincia, la revisión del programa, la configuración y la formación se pueden hacer en remoto. Te explicamos cómo funciona una sesión en soporte informático remoto. La instalación física de impresoras y TPV la hacemos en persona dentro de nuestra zona de cobertura.

Cuánto cuesta adaptarse

Depende del programa que uses y de cuántos equipos e impresoras haya que configurar. Por eso no publicamos un precio único: te damos el presupuesto antes de empezar. Las tarifas de referencia son estas:

• Configuración de TPV y Software Comercial: desde 200€.
• Soporte Remoto AnyDesk (Sesión): 25€ / hora.

En las visitas presenciales se suma el desplazamiento de tu municipio. Lo tienes todo en precios, y el detalle del servicio, con la checklist para marcar lo que ya tienes, en adaptación a Verifactu.